Dokumentácia a jej evidencia

Zákon o verejnom obstarávaní ukladá verejným obstarávateľom niektoré povinnosti

Medzi inými je to aj povinnosť zdokumentovať použitý postup verejného obstarávania a evidovať všetky doklady a dokumenty z použitého postupu verejného obstarávania po dobu minimálne 5 rokov. Tu si treba dať pozor na to, že uvedená lehota piatich rokov sa nepočíta od dátumu vyhlásenia súťaže, ale od uplynutia lehoty viazanosti ponúk. Pri použití rokovacieho konania alebo súťažného dialógu, či zrýchlených postupov, je povinnou súčasťou dokumentácie aj odôvodnenie ich použitia.

Súčasťou dokumentácie je aj správa, ktorá musí byť vypracovaná pre každú zákazku – tzv. správa podľa § 21. Táto správa obsahuje zákonom stanovené náležitosti, ako je najmä identifikácia verejného obstarávateľa, predmet a hodnotu zákazky, použitý postup, dátum uverejnenia oznámenia vo vestníku Úradu pre verejné obstarávanie, identifikáciu vybratých resp. vylúčených záujemcov s odôvodnením a tak ďalej.

Pokiaľ sa  postup verejného obstarávania vykonáva elektronickými prostriedkami, verejný obstarávateľ je povinný zdokumentovať postup takejto súťaže.

Dôkladná evidencia dokumentov a dokladov z verejnej súťaže je dôležitá nielen pre účely samotného verejného obstarávateľa, ale aj v prípade auditov a kontrol. Verejný obstarávateľ má povinnosť predložiť na požiadanie dokumentáciu tak Úradu pre verejné obstarávanie, ako aj Protimonopolnému úradu, súdom a orgánom činným v trestnom konaní a iným kontrolným orgánom.

Osobitnou kapitolou sú obstarávania súvisiace so štrukturálnymi fondmi. Pokiaľ je zákazka spolufinancovaná zo štrukturálnych fondov, odporúčam  dokumentáciu viesť duplicitne, v niektorých prípadoch až triplicitne a zároveň si všetky dokumenty scanovať a evidovať aj elektronicky. Väčšina operačných programov ukladá prijímateľom povinnosť predložiť na kontrolu kompletnú dokumentáciu v originály alebo štatutárom overenej kópii ešte pred podpisom zmluvy. Pokiaľ nie je dokumentácia robená už počas procesu obstarávania duplicitne, jej následné množenie  a zabezpečovanie podpisov štatutára môže viesť k zbytočným chybám a následnému predlžovaniu procesu obstarávania.

Publikované v Obecných novinách č. 41 dňa 10.10.2012

Aktuality

30. 05. 2018

Nové finančné limity

V sekcii Legislatíva sme vložili nové finančné limity platné od 20.04.2018 (aj keď boli publikované neskôr) a...

29. 01. 2018

Zmena termínu školenia VO KOMPLEXNE (2 dni)

Dávame vám do pozornosti zmenu termínu školenia  VEREJNÉ OBSTARÁVANIE KOMPLEXNE – 2 DNI.

02. 01. 2018

SEMINÁRE na január - marec 2018

Na prvý štvrťrok sme pre vás pripravili niekoľko zaujímavých semiárov a školení.

všetky aktuality

Novinky a semináre

zasielajte mi informácie o pripravovaných seminároch a novinkách

Skype