Ako pripraviť úspešné verejné obstarávanie

Uvádzame článok z Obecných novín č. 38/2011, ktorý vznikol s našou spoluprácou.  Nie je vôbec jednoduché kvalitne a dôsledne pripraviť verejné obstarávanie. Obec potrebuje sledovať a dodržiavať platnú legislatívu, vyčleniť  ľudské zdroje, dôkladne sa oboznámiť s predmetom obstarávania a pritom pracovať efektívne a bezchybovo. V nasledovnom článku sa pozrieme ako na to. 

Vychádzajte z plánu verejného obstarávania

V čase krízy samosprávy nakupujú len to najnutnejšie. „No zároveň je potrebné sa na nákupy obce či mesta pozrieť ako podnikateľ alebo ako hlava rodiny. Inými slovami použiť zdravý sedliacky rozum. Stanoviť si priority, čo je nutné nakúpiť, čo by bolo veľmi dobré a bez čoho sa zaobídete“, hovorí Ing. Branislav Šarmír, manažér pre rozvoj zo spoločnosti VO SK, a.s..

V ďalšom kroku je vhodné pozrieť sa na jednotlivé obstarávania  a v každom z nich hľadať možnosti úspory. „Najväčšia úspora sa dá dosiahnuť tam, kde je na trhu veľká konkurencia dodávateľov. Zákazka musí byť zároveň pre dodávateľov dostatočne lákavá. No a lákavejšia zákazka bude vtedy, ak bude dostatočne veľká. Preto je lepšie vykonať  združený nákup v danej komodite na dlhšie obdobie napr. jeden – dva roky, než kupovať napríklad kancelárske potreby v malých čiastkach mesačne.“ dodáva B. Šarmír.

Dôkladne si zadefinujte predmet obstarávania

„Častým problémom, s ktorým sa stretávame pri verejných obstarávania je zle zadefinovaný predmet obstarávania“ uvádza ďalej B. Šarmír,  „Pri nedostatočne presne a výstižne definovanej komodite sa totiž vytvára priestor na nedorozumenia. Obstarávateľa proces zdržuje mnohými vysvetľovaniami súťažných podkladov, nehovoriac o hroziacich námietkach uchádzačov“.

Vykonajte prieskum trhu ešte pred začiatkom obstarávania

Predtým, ako pripravíte samotné verejné obstarávanie je dobré vykonať aspoň malý prieskum trhu. Venujte tejto aktivite dostatok priestoru, aby ste sa uistili, aké sú približne ceny, ako sú produkty špecifikované, kde sa nachádzajú potenciálni dodávatelia. Následne oslovte aspoň troch – piatich od seba nezávislých dodávateľov.  Prekonzultujte si s nimi prípadné otázky. „Nie je žiadnym prekvapením, ak Vám jednotliví dodávatelia na rovnaké otázky odpovedajú rôznym spôsobom. Aj s tým sa môžete stretnúť. V tom prípade je potrebné si nezrovnalosti vysvetliť, aby sa predišlo ďalším možným nedorozumeniam“ dodáva B. Šarmír. V prípade nezrovnalostí sa spojte s odborníkmi na konkrétny predmet obstarávania, aké sú špecifiká danej komodity, jej výhody a nevýhody, nechajte si poradiť v tom, ako sa vyvíjajú ceny, aké sú vhodné alternatívy na vami požadovaný predmet zákazky.  Môžete priamo osloviť tovaroznalca v danej oblasti. Veľa skúseností budú mať aj firmy zaoberajúce sa verejným obstarávaním.

Do súťaže pozvite čo najviac dodávateľov

„Jedným z predpokladov dosiahnutia čo najlepších podmienok pri verejnom obstarávaní je vytvorenie čo najväčšieho konkurenčného tlaku“ pokračuje v rozprávaní Branislav Šarmír a dodáva, že „väčší počet konkurentov totiž vytvára vyšší tlak na znižovanie ceny alebo na dosiahnutie iných lepších podmienok“.  

Pri svojich plánoch myslite aj na dostatočnú publicitu, aby sa dodávatelia o pripravovanej zákazke dozvedeli. Okrem vestníka verejného obstarávania preto využite aj vašu webovú stránku, oslovte firmy priamo alebo svoj dopyt zašlite na dopytové portály. Dopytové portály Váš požadovaný dopyt zašlú dodávateľom, ktorí môžu požadovaný predmet obstarávania dodať.

Spojte sa s odborníkmi na verejné obstarávanie

Je dôležité mať istotu vo verejných obstarávaniach, B. Šarmír dopĺňa „Nie je žiadnou hanbou osloviť odborníkov, pretože tí sa venujú problematike verejného obstarávania na každodennej báze. Naša firma napríklad poskytuje služby od poradenstva v rozsahu zopár hodín až po dodávku celého verejného obstarávania na kľúč. Vo verejnom obstarávaní nie je priestor na chybovosť“. Obec alebo mesto takto môžu získať väčšiu istotu v konkrétnom verejnom obstarávaní a vyvarovať sa prípadných chýb.

Komunikujte elektronicky

Ušetríte si tým veľa času a nákladov na tlač a poštovné. Už v súťažných podkladoch uveďte, že budete komunikovať elektronicky. Konkrétny postup komunikácie opíšte v časti „Komunikácia medzi verejným obstarávateľom a záujemcami/uchádzačmi“. Uveďte, že uprednostňujete elektronickú komunikáciu a že z tohto dôvodu vysvetľovanie podmienok účasti uvedených v oznámení resp. výzve a podanie žiadosti o súťažné podklady vrátane ich poskytnutia pripúšťa iba elektronickou formou prostredníctvom konkrétnej emailovej adresy, pričom záujemca je povinný potvrdiť stanoveným spôsobom doručenie súťažných podkladov, resp. doručenie vysvetlenia. A že uvedené mailové potvrdenie doručenia súťažných podkladov a vysvetlení je považované za preukázanie doručenia. Pri emailovej komunikácii požiadajte každého uchádzača o potvrdenie prečítania správy. Celú zložku konkrétneho verejného obstarávania si archivujte aj na cd alebo iný nosič.

Zanalyzujte si procesy v oblasti verejného obstarávania

Popíšte si celý proces od zadefinovania požiadavky na obstaranie, cez prípravu výzvy, súťažných podkladov, komunikáciu s uchádzačmi až po uzatvorenie zmluvy s úspešným uchádzačom.  Pomenujte prvky procesu, ktoré by ste dokázali zautomatizovať. Typickým príkladom je umiestnenie súťažných podkladov na webe. Uchádzači si môžu takto súťažné podklady priamo stiahnuť a zaregistrovať sa, aby následne mohli dostať prípadné vysvetľovanie súťažných podkladov, lebo inak sa ako verejný obstarávateľ nedozviete, kto všetko si súťažné podklady stiahol.

Pri popise procesu prípravy a realizácie verejného obstarávania je dôležité identifikovať vlastné úzke miesta. Teda miesta procesov, kde zistíte, že nemáte napríklad dostatok skúseností, prípadne zodpovedného pracovníka.  Je dôležité si  úzke miesta uvedomiť, aby ste predišli prípadným problémom, aby ste vedeli, čo budete potrebovať zabezpečiť.

Využívajte elektronickú aukciu – nielen tam, kde je to povinné

Voči aukciám existuje veľa predsudkov a nedorozumení . Dôvodom je to, že aukcia ako nástroj je stále niečím novým.  „Elektronická aukcia je nástrojom na vyhodnocovanie ponúk“ vraví B. Šarmír. „Často počujeme“, pokračuje „že aukcia sa dá uplatniť len pri vyšších objemoch. Práve pri nižších zákazkách sme z našich skúseností dosiahli percentuálne vyššiu úsporu. Síce to je z nižšieho objemu, ale ako sa vraví babka k babce budú kapce“.

Často sa hovorí aj o tom, že aukcia je pre dodávateľov zničujúca. B. Šarmír k tomu dodáva, že „je pravda, že dodávateľ musí o zákazku zabojovať znížením ceny. No, každý dodávateľ musí dobre vedieť, pokiaľ až môže so znížením ceny ísť, kde má svoj nulový bod.“

Pri hodnotení elektronických aukcií  je často uvádzaná dosiahnutá úspora oproti predchádzajúcemu  obdobiu.  Je to všetko zásluhou elektronických aukcií?  B. Šarmír na túto tému vraví: „Ak obstarávatelia dosiahli pri rovnakých zákazkách oproti minulému obdobiu úspory 20-30 %, znamená to, že dodávateľ o túto sumu viac zarábal a to na úkor verejného obstarávateľa. Elektronická aukcia takto vyvinula vyšší konkurenčný boj o zákazku a tlak na zníženie ceny predmetu obstarávania. Je možné, že v budúcom období už takúto markantnú úsporu nedosiahnete, ale keď prizvete do súťaže dostatok uchádzačov, viete, že ste dosiahli v danom momente objektívnu trhovú cenu“.

Podľa plánu verejných obstarávaní si vyberte vhodnú formu obstarania elektronických aukcií, teda, či si elektronickú aukciu objednáte ako službu, prípadne či si kúpite softvér na ich výkon. Dodávatelia poskytujú rôzne produkty elektronických aukcií. B. Šarmír vraví „Poskytujeme rôzne možnosti využitia elektronických aukcií od jednorazového výkonu na kľúč cez balíčky aukcií až po prenájom či kúpu aukčného systému. Obstarávatelia si tak podľa počtu obstarávaní vyberú najvhodnejšiu formu.“  Hlavne obce a menšie mestá si vyberajú jednorazové výkony  aukcií. „Ich výhodou je to, že platíte len za to, čo potrebujete bez nákupu softvéru. Keď sa však rozhodnete vykonávať  aukcie aj na menšie objemy (podprahové  a zákazky s nízkou hodnotou) a ich počet bude v desiatkach ročne, vyberte si radšej balíček aukcií alebo softvér.“  dodáva B. Šarmír.

Potrebujete zabezpečiť kvalitu?

Ďalším predsudkom voči aukcii je to, že aukcia znižuje kvalitu. Branislav Šarmír k tomu dodáva „Ako sme už vraveli elektronická aukcia je len nástrojom na vyhodnotenie ponúk. Samotná aukcia nemôže vybrať kvalitatívne najvhodnejšiu ponuku. Kvalitu je potrebné zadefinovať v súťažných podkladoch a v dobre opísanom predmete, treba si dobre premyslieť zadefinovanie kvality ešte vopred.“ Samozrejme je nevyhnutné zadefinovať kvalitu požadovanej komodity tak, aby ste dodržali § 9 ods. 4 Zákona o verejnom obstarávaní, teda, aby ste uplatňovali princíp nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princíp transparentnosti a princíp hospodárnosti a efektívnosti.

Vhodné je aj používanie iných hodnotiacich kritérií ako len celková cena. Môžete zadefinovať viacero kritérií, tak aby ste dosiahli požadovanú kvalitu.  Každé kritérium musí mať svoju percentuálnu alebo bodovú váhu. Zákon o verejnom obstarávaní nazýva používanie takýchto kritérií ako „ekonomickú výhodnosť ponuky“. „Dajte si len pozor na to, ktoré hodnoty nemôžu byť použité ako kritérium. Zákon v  § 35 ods. 5 a 6 hovorí, že ako kritérium nemôžete použiť dĺžku záruky, podiel subdodávok, lehotu splatnosti faktúr a taktiež kritériom nesmú byť ani požiadavky  určené na preukázanie finančného a ekonomického postavenia a technickej alebo odbornej spôsobilosti uchádzača alebo záujemcu“, dodáva B. Šarmír.

Postupujte transparentne

Ak budete postupovať pri obstarávaniach transparentne, nielenže dosiahnete najlepšie ponuky a ceny pre svoju obec či mesto ale je to aj najčestnejší postoj voči vašim zákazníkom , ktorými sú občania. Okrem toho je vhodné zainteresovať aj všetkých zúčastnených na verejnom obstarávaní, aby sa dosiahla úspora. Motivujte preto pracovníkov úradu k dosiahnutiu úspory z obstarávania, naviažte úsporu na odmeny.



Aktuality

24. 10. 2017

Stiahnite si pomôcku - nové finančné limity VO platné od 01.11.2017

Od 01.11.2017 začínajú platiť mierne upravené finančné limity pre verejných obstarávateľov a obstarávateľov, ako aj...

04. 10. 2017

Stiahnite si zákon o VO účinný od 1.11.2017

Keďže od 1.11.2017 bude účinná novela Zákona o verejnom obstarávaní, pripravili sme pre Vás pomôcku - Zákon č....

26. 09. 2017

Seminár 25.-27.10.17: VEREJNÉ OBSTARÁVANIE KOMPLEXNE – 3 DNI.

Potrebujete si osviežiť vedomosti vo verejnom obstarávaní? Začínate pracovať s verejným obstarávaním? Chcete...

všetky aktuality

Novinky a semináre

zasielajte mi informácie o pripravovaných seminároch a novinkách

Skype